In het vorige artikel heb ik uitgelegd waarom het belangrijk is om effectief te werken en balans te creëren in wat je doet. In dit artikel leg ik je uit hoe je dat dan zou kunnen doen.

Om te beginnen kan je alle activiteiten die je doet vertalen in vier verschillende kwadranten. Zie de afbeelding hieronder.

Een activiteit wordt dus eigenlijk bepaalt door hoe dringend en hoe belangrijk het is. Dringend beheerst voornamelijk ons gedag. Dringende zaken zijn meestal zichtbaar. Het zet je onder druk en dwingt om tot actie over te gaan. Bijvoorbeeld een telefoontje. De meeste mensen zijn niet in staat om de telefoon gewoon te negeren, ook niet als ze al met iemand in gesprek zijn. Mensen die vooral bezig zijn met dringende en belangrijke zaken, vluchten zodra er een mogelijkheid is naar niet urgente en niet belangrijke zaken. Andere besteden weer veel tijd aan kwadrant drie: dringend, maar niet belangrijk en denken dat ze iets doen wat dringend en belangrijk is. In werkelijkheid zijn die zaken vooral dringend omdat het prioriteit heeft bij anderen ;).

Wat veel mensen vergeten, maar wat juist belangrijk is zijn niet dringende, maar wel belangrijke zaken. Tijd doorbrengen met mensen wie belangrijk voor je zijn, bewegen, werken aan je toekomst en aan jezelf. Het zijn allemaal zaken waarvan we weten dat we ze moeten doen, maar er vaak niet aan toe komen, omdat het niet echt dringend is.

Wees effectief

Effectieve mensen houden van mogelijkheden en niet van moeilijkheden. Ze denken constant in kansen en beperken problemen tot een minimum. Deze mensen kennen net zo goed ellende en dringende zaken, maar ze houden de constant de P en PM (productie/productiemiddel) in balans door te letten op wat belangrijk is, maar niet dringend. Denk eens na over één ding dat je kan doen (en nu niet doet) wat een positief effect zou hebben op je leven heeft als je het regelmatig zou doen. Je effectiviteit zou enorm toenemen als je het zou gaan uitvoeren. Denk bijvoorbeeld het effect om één keer in de week te sporten of wat zou het doen als je de energie die je nu besteedt aan iemand die alleen over zichzelf praat en alleen belt als ze je nodig heeft, eens zou steken in iemand waarvan je waardering terugkrijgt?

‘Nee’ is ook een antwoord

Om meer tijd te kunnen besteden aan zaken die niet dringend, maar wel belangrijk zijn moet je nee leren zeggen tegen zaken die soms wel dringend zijn. Dat is misschien niet altijd makkelijk, maar je moet het zo zien: je zegt altijd wel ‘nee’ tegen iets. Als je tegen iedere dringende kwestie ja zegt betekent het dus dat je nee zegt tegen niet dringende zaken die wel belangrijk voor je zijn. Bijvoorbeeld het werken aan je eigen toekomst. Door altijd overal maar ‘ja’ op te zeggen mis je misschien dat wat het beste is. Think about that.

Planning

Om ervoor te zorgen dat je tijd maakt voor de zaken die belangrijk zijn kan je een planning maken. Zelf ben ik niet zo van de extreem gedetailleerde planningen, maar het helpt om je dagen in blokken in te delen. Bepaal vooraf op welke dagdelen je wat doet. Kijk wanneer je school hebt of moet werken en plan daar omheen. Plan een vaste dag om te sporten, met vrienden af te spreken, maar plan ook tijd aan om aan je toekomst te werken. Bijvoorbeeld voor het schrijven van een bedrijfsplan of je te verdiepen in zaken die jij boeiend vind. Leg dan ook je telefoon weg, zodat je fully-focus met je taak bezig kan zijn. Dat is lastig als je belangrijke telefoontjes kan verwachten, maar zet je mobiel dan op nachtrust en voeg het telefoonnummer van de PI en bijvoorbeeld de advocaat toe aan je favorieten. Zo beperk je de momenten dat je afgeleid kan worden. Hetzelfde geldt natuurlijk als je met vrienden aan het chillen bent, wel zo gezellig als je dan ook met je volle aandacht bij hun bent en niet een uur lang met een ander zit te bellen.

Enthousiast over deze theorie? Je kan het boek 7 eigenschappen voor effectief leiderschap makkelijk bestellen via deze link. In mijn ogen is dit boek echt goud waard, want er staan nog veel meer relevante theorieën in die jou verder kunnen helpen met jouw persoonlijke ontwikkeling.

Take care!